Auch in den Personalabteilungen schreitet die Digitalisierung weiter voran. Das Einsparen von Papier schont Ressourcen und trägt zur Nachhaltigkeit bei. Dass die Digitalisierung aber auch an rechtliche Grenzen stoßen kann, zeigt ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen (LAG Niedersachsen, Urteil vom 16.01.2024, Aktenzeichen 9 Sa 575/23).
Digitales Postfach: Zugang hängt von Einwilligung des Beschäftigten ab
Demnach haben Mitarbeitende, die mit der Bereitstellung der Personaldokumente in einem digitalen Mitarbeiterpostfach nicht einverstanden sind, einen Anspruch darauf, dass ihnen die monatliche Lohnabrechnung in Papierform übermittelt wird. Dem Urteil zufolge geht eine Abrechnung, die in einem digitalen Postfach bereitgestellt wurde, dem Arbeitnehmer nur dann zu, wenn dieser sein Einverständnis zur digitalen Erteilung der Abrechnung gegeben hat.Eine zuvor erfolgte Betriebsvereinbarung zur Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs kann die fehlende Einwilligung des Arbeitnehmers nicht ersetzen, entschied das LAG.
Im vorliegenden Fall hat ein Unternehmen auf Basis einer Konzernbetriebsvereinbarung ein digitales Postfach eingeführt, auf dem sämtliche Personaldokumente bereitgestellt werden. Die Beschäftigten können auf das Postfach online zugreifen und die Dokumente dort abrufen. Zudem wurde in der Betriebsvereinbarung geregelt, dass nach Ablauf einer Übergangsfrist kein Versand von Papierdokumenten mehr erfolgt. Eine Mitarbeiterin wollte ihre monatlichen Lohnabrechnungen jedoch weiterhin in Papierform erhalten und widersprach der Erteilung der Abrechnung über ein digitales Mitarbeiterpostfach.
Urteil: Anspruch auf Lohnabrechnung in Papierform
Das LAG Niedersachsen gab der Frau Recht. Die Klägerin habe Anspruch auf Entgeltabrechnungen in Papierform. Dieser Anspruch wurde nach Ansicht des LAG durch das Einstellen der Entgeltabrechnungen in das digitale Mitarbeiterpostfach über einen Cloud Service nicht erfüllt. Zwar können Entgeltabrechnungen grundsätzlich auch in Textform, also zum Beispiel per E-Mail, erteilt werden. Eine in Textform erteilte Entgeltabrechnung gehe dem Arbeitnehmer aber nur dann im digitalen Mitarbeiterpostfach im Sinne von Paragraf 130 BGB zu, wenn er hierzu sein Einverständnis gegeben hat, so das Gericht. Andernfalls müsse der Arbeitnehmer nicht damit rechnen, dass ihm Entgeltabrechnungen auf digitalem Weg übermittelt werden.
Quelle: Personalwirtschaft.de
